Zawieranie

i realizacja

umów/zamówień

z kontrahentami

Działania zmierzające do

zawarcia i realizacji

umowy/zamówienia

z kontrahentem

art. 6 ust. 1 lit. b RODO

(podjęcie działań w celu

zawarcia i wykonywania

umowy/zamówienia)

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

(wypełnianie obowiązków

prawnych ciążących na

ACS, związanych m.in.

z przepisami podatkowymi

oraz przepisami

o rachunkowości)

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

(prawnie uzasadniony

interes ACS)

Dane przetwarzane są przez

czas realizacji

umowy/zamówienia, a po

jej/jego zakończeniu przez

czas związany

z wygaśnięciem roszczeń

związanych

z umową/zamówieniem oraz

przez czas zastrzeżony

przepisami prawa, w tym

przepisami podatkowymi

i przepisami dotyczącymi

sprawozdawczości finansowej

Potrzeba kontaktu z pracownikami

/współpracownikami kontrahentów

w związku z działaniami

podejmowanymi w celu zmierzającym

do zawarcia umowy/zamówienia lub

jej/jego realizacji

Informacja na temat

przetwarzania danych

osobowych przeznaczona

dla kontrahenta oraz osób

reprezentujących

kontrahenta stosowana

w umowie/zamówieniu

Rozpatrywanie skarg,

wniosków, reklamacji

oraz ustalenie,

dochodzenie i obrona

roszczeń

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

(prawnie uzasadniony

interes ACS)

Dane przetwarzane są przez

czas związany

z wygaśnięciem roszczeń

związanych

z reklamacją/skargą

Przetwarzanie danych osobowych

w związku z ustaleniem, dochodzeniem

i obroną roszczeń wynikających

z umowy/zamówienia

Prowadzenie rozliczeń,

księgowości

i sprawozdawczości

finansowej

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

(wypełnianie obowiązków

prawnych ciążących na

ACS) związanych m.in.

z przepisami podatkowymi

oraz przepisami

o rachunkowości

Dane przetwarzane są przez

czas zastrzeżony przepisami

prawa, w tym przepisami

podatkowymi i przepisami

dotyczącymi

sprawozdawczości finansowe

Formularz

kontaktowy

Kontakt z interesantem w

celu udzielenia

odpowiedzi na przesłaną

wiadomość

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

(prawnie uzasadniony

interes ACS)

Dane wskazane w Formularzu

kontaktowym przechowywane

są przez okres 1 roku od

momentu przesłania

wiadomości

Zapewnienie udzielenia odpowiedzi na

wpływające zapytania od interesantów

Informacja na temat

przetwarzania danych

osobowych przeznaczona

dla osób korzystających

z formularza kontaktowego

ACS

Rekrutacja

Prowadzenie procesów

rekrutacyjnych w ACS

oraz ocena kwalifikacji

zawodowych

kandydatów

art. 6 ust.1 lit a RODO

(zgoda pracownika

pozyskiwana w przypadku

przekazywania danych

innych niż wskazane poniżej

oraz w przypadku

przetwarzania danych

w procesach rekrutacyjnych

prowadzonych

w przyszłości)

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

(wypełnianie obowiązków

prawnych ciążących na

ACS, wymaganych art. 22 1

Kodeksu pracy, w zakresie –

imię i nazwisko, data

urodzenia, dane kontaktowe,

wykształcenie, kwalifikacje

zawodowe, przebieg

dotychczasowego

zatrudnienia)

Oferty kandydatów biorących

udział w danej rekrutacji,

w tym dane osobowe tych

kandydatów, którzy:

a) wyrazili zgodę na udział

w przyszłych procesach

rekrutacyjnych będą

przechowywane przez okres

12 miesięcy od momentu ich

wprowadzenia do systemu

za pomocą formularza

aplikacyjnego lub do momentu

wycofania zgody,

b) nie wyrazili zgody

na udział w przyszłych

procesach rekrutacyjnych

będą przechowywane nie

dłużej niż do czasu zawarcia

umowy o pracę z wybranym

kandydatem, a po tym czasie

niezwłocznie usuwane, nie

dłużej jednak niż przez okres 4 miesięcy od momentu ich wprowadzenia do systemu za pomocą formularza aplikacyjnego

Informacja na temat

przetwarzania danych

osobowych przeznaczona

dla kandydatów/osób

biorących udział w

procesie rekrutacyjnym

Informacja na temat

przetwarzania danych

osobowych przeznaczona

dla osób korzystających

z formularza kontaktowego

ACS

Reklamacje,

skargi, wnioski,

zapytania i inna korespondencja

Rozpatrzenie i obsługa

złożonego zapytania,

wniosku, reklamacji

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

(prawnie uzasadniony interes ACS) art. 9 ust. 2 lit. f) RODO

(ustalenie, dochodzenie lub

obrona roszczeń

dotyczących stanu zdrowia)

Dane osobowe będą

przechowywane przez czas

realizacji zgłoszenia, a po jego zakończeniu przez czas

związany z wygaśnięciem

roszczeń z niego

wynikających, nie dłużej

jednak niż 3 lata od momentu

ostatecznej decyzji

zamykającej postępowanie w

sprawie zgłoszenia

Przetwarzanie danych osobowych

w związku z należytym rozpatrzeniem i

obsługą zgłoszenia oraz ustaleniem, dochodzeniem i obroną roszczeń

wynikających z reklamacji lub skargi.

Informacja o przetwarzaniu

danych w związku ze

złożoną reklamacją, skargą, wnioskiem,

zapytaniem i inną

korespondencją

Badanie

satysfakcji

klienta

Badanie satysfakcji

klienta w celu utrzymania

wysokiej jakości usług

oraz wysokiego poziomu

zadowolenia klientów

art. 6 ust. 1 lit. a RODO

(wyrażenie zgody na

przetwarzanie danych

przez klienta)

Dane osobowe będą

przetwarzane do momentu

wycofania wyrażonej zgody

Informacja o przetwarzaniu

danych w związku z

badaniem satysfakcji

klienta

Udzielanie

pełnomocnictw

Udzielenie

pełnomocnictwa oraz

jego obsługa

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

(wypełnianie obowiązków

prawnych ciążących na

ACS)

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

(prawnie uzasadniony

interes ACS)

Dane osobowe będą

przetwarzane przez czas

obowiązywania

pełnomocnictwa, a po jego

odwołaniu/wygaśnięciu przez

okres wymagany przepisami

obowiązującego prawa, m.in.

do czasu wygaśnięcia

roszczeń z tym związanych,

nie dłużej niż przez okres 10

lat liczonych od

odwołania/wygaśnięcia

pełnomocnictwa

Archiwizacja będąca realizacją prawnie

uzasadnionego interesu polegającego

na zabezpieczeniu informacji na

wypadek prawnej potrzeby wykazania

faktów, jak również na potrzeby

ewentualnego ustalenia, dochodzenia

lub obrony przed roszczeniami.

Informacja na temat

przetwarzania danych

osobowych przeznaczona

dla pełnomocników ACS

Realizacja praw

osób, których

dane dotyczą,

wynikających

z art. 15-22

RODO

Rozpatrywanie zgłoszeń

osób, których dane

dotyczą w zakresie

realizacji przysługujących

im praw wynikających

z art. 15-22 RODO.

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

(wypełnianie obowiązków

prawnych ciążących na

ACS) związanych m.in. z

realizacją wymagań

wynikających z art. 15-22

RODO)

art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony

interes ACS)

Dane przetwarzane będą

przez czas realizacji żądania,

a po jego zakończeniu przez

czas związany z

wygaśnięciem roszczeń z

niego wynikających, nie dłużej

jednak niż 3 lata od momentu

rozpatrzenia żądania.

Archiwizacja będąca realizacją prawnie

uzasadnionego interesu polegającego

na zabezpieczeniu informacji na

wypadek prawnej potrzeby wykazania

faktów, jak również na potrzeby

ewentualnego ustalenia, dochodzenia

lub obrony przed roszczeniami

wynikającymi z rozpatrzenia żądania.

Informacja o przetwarzaniu

danych osobowych

przeznaczona dla osób,

których dane dotyczą,

realizujących prawa z art.

15-22 RODO

Rejestracja

audio-video lub

audio spotkań z

potencjalnymi

Kontrahentami w

ramach

postępowania

zakupowego

Utrwalenie kluczowych

dla postępowania

zakupowego uzgodnień

art. 6 ust. 1 lit. a RODO

(wyrażenie zgody na

przetwarzanie danych przez

uczestnika spotkania) w

odniesieniu do rejestrowania

(nagrywania) spotkania

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

(prawnie uzasadniony

interes) w odniesieniu do

przetwarzania danych w

związku z

dokumentowaniem ustaleń

po spotkaniu

Dane osobowe będą

przetwarzane:

- w przypadku nagrań w formie

elektronicznej – przez 3

miesiące od dnia spotkania,

jednak nie dłużej niż do

momentu wycofania zgody na

ich przetwarzanie,

- w przypadku notatki lub

stenogramu ze spotkania –

przez okres 5 lat jako część

dokumentacji dotyczącej

postępowania zakupowego

Archiwizacja będąca realizacją prawnie

uzasadnionego interesu polegającego

na zabezpieczeniu informacji na

wypadek prawnej potrzeby wykazania

faktów, jak również na potrzeby

ewentualnego ustalenia, dochodzenia

lub obrony przed roszczeniami

Informacja o przetwarzaniu

danych dla celów

rejestracji spotkań

postępowań zakupowych

Sygnaliści

Rozpatrywanie i obsługa

złożonych zgłoszeń

naruszeń prawa oraz

podejmowanie

związanych z tym działań

następczych

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

(wypełnianie obowiązków

prawnych ciążących na ACS

związanych m.in. z realizacją

żądań organów ścigania i na

potrzeby postępowań

sądowych)

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

(prawnie uzasadniony

interes ACS)

art. 9 ust. 2 lit. f RODO

(w przypadku podania

informacji o stanie zdrowia)

Dane przetwarzane będą

przez okres 3 lat od

zakończenia roku

kalendarzowego, w którym

zakończono działania

następcze lub po zakończeniu

postępowań zainicjowanych

tymi działaniami (z

zastrzeżeniem przypadków, w

których dokumenty związane

ze zgłoszeniem stanowią

część akt postępowań

przygotowawczych lub spraw

sądowych lub

sądowoadministracyjnych).

Dane osobowe, które nie mają

znaczenia dla rozpatrywania

zgłoszenia nie będą

przetwarzane, a w razie ich

przypadkowego

przetwarzania, będą usuwane

niezwłocznie, jednak nie

później niż w terminie 14 dni

od chwili ustalenia, że nie

mają znaczenia dla sprawy.

Rozpatrzenie i obsługa złożonego

zgłoszenia naruszenia, w tym

umożliwienie kontaktu oraz

przeprowadzenie potencjalnego

postępowania wyjaśniającego

Informacja o przetwarzaniu

danych osobowych

przeznaczona dla

sygnalistów